สรุปปัญหาที่ผู้ประกอบการมักพบในการใช้บริการรับทำบัญชีบริษัท ตั้งแต่เอกสารไม่ครบ การส่งข้อมูลล่าช้า ไปจนถึงการอ่านรายงานบัญชี พร้อมวิธีแก้ที่นำไปใช้ได้จริง

การใช้บริการรับทำบัญชีบริษัทช่วยให้ผู้ประกอบการมีเวลาโฟกัสกับการขายและการบริหารงานมากขึ้น แต่คุณภาพของข้อมูลบัญชีไม่ได้ขึ้นอยู่กับนักบัญชีเพียงฝ่ายเดียว การส่งเอกสารที่ครบถ้วน การสื่อสารอย่างต่อเนื่อง และการเข้าใจรายงานทางการเงิน ล้วนมีผลต่อความถูกต้องของบัญชีและการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ภาษี

ต่อไปนี้คือ 5 ปัญหาที่พบได้บ่อย พร้อมแนวทางแก้ไขที่ช่วยให้การทำงานระหว่างบริษัทกับสำนักงานบัญชีราบรื่นขึ้น

1. เอกสารบัญชีไม่ครบหรือสูญหาย

ปัญหานี้เกิดได้บ่อยที่สุด เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับ-จ่าย หลักฐานการโอนเงิน หรือเอกสารค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ขอจากผู้ขายตั้งแต่ต้น เมื่อเอกสารไม่ครบ นักบัญชีอาจบันทึกรายการได้ไม่สมบูรณ์ ส่งผลให้รายงานบัญชีไม่สะท้อนผลการดำเนินงานจริง และอาจมีประเด็นเมื่อต้องตรวจสอบภาษี

วิธีแก้ไข

• กำหนดผู้รับผิดชอบรวบรวมเอกสารของบริษัทอย่างชัดเจน
• แยกแฟ้มเอกสารรายรับ รายจ่าย ธนาคาร และเงินเดือนเป็นรายเดือน
• สแกนหรือถ่ายภาพเอกสารเก็บไว้ทันที โดยยังเก็บต้นฉบับตามความเหมาะสม
• ตรวจชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายละเอียดในเอกสารก่อนรับทุกครั้ง

2. ส่งเอกสารล่าช้า ทำให้ข้อมูลบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน

การรวบรวมเอกสารไว้หลายเดือนแล้วส่งครั้งเดียวทำให้นักบัญชีต้องใช้เวลาตรวจสอบและบันทึกข้อมูลมากขึ้น ผู้ประกอบการจึงได้รับรายงานล่าช้า และอาจตัดสินใจจากยอดขาย ต้นทุน หรือกระแสเงินสดที่ไม่อัปเดต

วิธีแก้ไข

จัดตารางส่งเอกสารประจำเดือนร่วมกับสำนักงานบัญชี และกำหนดช่องทางกลางสำหรับส่งไฟล์ เช่น โฟลเดอร์ออนไลน์หรืออีเมลเฉพาะงานบัญชี หากมีรายการผิดปกติ เช่น รายจ่ายก้อนใหญ่ เงินโอนระหว่างบัญชี หรือรายการจากต่างประเทศ ควรแจ้งรายละเอียดพร้อมเอกสารตั้งแต่แรก เพื่อให้บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง

3. เข้าใจรายงานบัญชีผิด หรือดูเฉพาะยอดกำไร

ผู้ประกอบการบางรายเห็นว่าบริษัทมีกำไรแล้วเข้าใจว่ามีเงินสดเพียงพอเสมอ แต่กำไรในรายงานกับเงินสดในบัญชีธนาคารอาจไม่เท่ากัน เนื่องจากมีลูกหนี้ค้างรับ สต็อก เจ้าหนี้ เงินกู้ หรือค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ การดูตัวเลขเพียงรายการเดียวจึงอาจทำให้วางแผนธุรกิจคลาดเคลื่อน

วิธีแก้ไข

• ขอให้นักบัญชีอธิบายงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และกระแสเงินสดในภาษาที่เข้าใจง่าย
• ติดตามยอดลูกหนี้ค้างรับและเจ้าหนี้ค้างจ่ายเป็นประจำ
• เปรียบเทียบรายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายกับเดือนก่อนหรือแผนที่ตั้งไว้
• สอบถามทันทีเมื่อพบยอดผิดปกติ แทนการรอตอนปิดงบประจำปี

4. การประสานงานกับนักบัญชีไม่ชัดเจน

ความเข้าใจไม่ตรงกันเรื่องขอบเขตงาน ผู้รับผิดชอบ หรือข้อมูลที่ต้องส่ง อาจทำให้เกิดงานตกหล่น ตัวอย่างเช่น บริษัทมีพนักงานใหม่ มีการซื้อทรัพย์สิน หรือเริ่มขายผ่านช่องทางออนไลน์ แต่ไม่ได้แจ้งนักบัญชี ส่งผลให้การจัดทำบัญชีและภาษีต้องย้อนกลับมาแก้ไขภายหลัง

วิธีแก้ไข

ตั้งผู้ประสานงานหลักของบริษัท และแจ้งข้อมูลเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจให้สำนักงานบัญชีทราบทุกครั้ง ควรสรุปประเด็นสำคัญผ่านข้อความหรืออีเมลเพื่ออ้างอิงได้ รวมถึงนัดทบทวนงานเป็นระยะ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเห็นสถานะเอกสาร รายการค้าง และเรื่องที่ต้องดำเนินการต่อ

5. ไม่แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินบริษัท

การนำเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัว หรือใช้บัญชีส่วนตัวรับ-จ่ายแทนบริษัท ทำให้ติดตามที่มาของรายการได้ยาก เพิ่มความเสี่ยงในการบันทึกบัญชีผิด และทำให้การประเมินผลประกอบการไม่ชัดเจน โดยเฉพาะธุรกิจ SME ที่เจ้าของกิจการดูแลการเงินด้วยตนเอง

วิธีแก้ไข

เปิดและใช้บัญชีธนาคารในนามบริษัทสำหรับรายการธุรกิจโดยเฉพาะ กำหนดขั้นตอนการเบิกจ่ายและผู้อนุมัติให้ชัดเจน หากมีการจ่ายเงินแทนบริษัทหรือเจ้าของสำรองจ่าย ควรเก็บหลักฐานและแจ้งนักบัญชีเพื่อบันทึกรายการให้เหมาะสมตามข้อเท็จจริง

สรุป: ระบบเอกสารที่ดีคือจุดเริ่มต้นของบัญชีที่มีคุณภาพ

การรับทำบัญชีบริษัทจะมีประสิทธิภาพเมื่อผู้ประกอบการและนักบัญชีทำงานเป็นทีม เริ่มจากส่งเอกสารให้ครบและตรงเวลา แยกธุรกรรมบริษัทออกจากส่วนตัว สื่อสารข้อมูลสำคัญ และนำรายงานบัญชีมาใช้ตัดสินใจอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ หลักเกณฑ์ด้านบัญชีและภาษีควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนดำเนินการ

หากต้องการผู้ช่วยวางระบบเอกสาร ตรวจสอบข้อมูล หรือดูแลงานบัญชีอย่างเป็นระบบ สามารถดูรายละเอียด บริการงานด้านบัญชี หรือ ติดต่อเรา เพื่อปรึกษาทีมงานได้